Outlook と Office 365 でやってみよう!他の人の予定に入るにはどうしたらいいの?


みなさん、こんにちは。このブログでは第5回目の投稿です。
最近は暖かい日がつづくせいかなんだかおねむな気分です(;´・ω・)

 

では、本日の投稿に入りましょう。
本日は「Outlook と Office 365 でやってみよう!他の人の予定に入るにはどうしたらいいの?」についてお伝えします。

新卒の方はそろそろ研修も終わり、いよいよ配属&お仕事スタートとなりますね。そんな新卒の方はもちろん、ベテランの方々も知っておくとすてきなワザを本日はご紹介したいと思います。

 

 

1、どんなことがしたいの?


他の人が作成した会議招待(および予定)に私も追加してほしい!という場面がよくあるかと思います。上司太郎さんの予定に入っている “〇〇様ご訪問” に私も同席することになったけど、上司太郎さんは私を追加して会議依頼を出してくれない (;´・ω・)!

そんなときに、他の人の予定を自分の予定表にコピーできたら便利ですよね◎ 会議招待(および予定)を作成した本人にわざわざ頼む必要もありません。

 

 

 

2、Office 365(Web版の予定表)だとどうやってやるの?


同じ予定でも、個人の予定と会議招待で勝手が変わってくるので、A と B に分けて見ていきたいと思います。
A:個人の予定
B:会議招待

Aの場合だと、OWA だと残念ながらできないのです (;´・ω・) “転送” メニューがあるのですがいざ転送してみても、ベースが上司太郎さんの個人の予定なので、会議招待として転送されません。

上司太郎さんの予定が添付ファイルとなって、転送先(私)にメールが届きます。ちなみに、上司太郎さん(予定の親元)にはメールは届きません。そもそもできない!ので。上司太郎さんにメールが送られないのだと思います。

ショートカットキーを使えばできないのか等の小ネタを探してみたのですが、なかなかいい結果にたどりつけなかったです。。

 

Bの場合だと、できますよ。“転送” メニューをクリックして、会議に招待されたい人(私)宛先に入れます。予定が自動承諾され、私の予定表に反映されますよ。

ちなみに、上司太郎さん(予定の親元)には以下のような形でメールが届きますよ。(転送と承認がされた旨のメールが届きます。)

 

 

 

 

3、Outlookだとどうやってやるの?


Outlook だとやり方がいろいろありますよ。今回は以下の2つをご紹介いたしますね。
*コピペ
*リボンナビゲーションにある “個人用予定表にコピー”

コピペはその名の通り、コントロールCとVを使いますよ。2章であったA:個人の予定の場合は、同じく上司太郎さん(予定の親元)にはメールは届きませんよ。ただポイントがあって、9時からの予定をコピーする際に10時の場所にペーストすると、10時から予定が入るようになるのでお気をつけくださいね♪

2章であったB:会議招待は、以下の画面が出てきます。承認と仮承認を選択した場合は、上司太郎さん(予定の親元)にメールが届き、自分の予定表に反映されます。コピーの場合は上記と同じなので、上司太郎さんにはメールは届きません。

 

 

リボンナビゲーションにある “個人用予定表にコピー” は予定の詳細を開くと、(A:個人の予定の場合は)[予定タブ] に表示されます。以下の画面です。

こちらも、同じく上司太郎さん(予定の親元)にはメールは届きませんよ。
(B:会議招待の場合は)[会議タブ] に表示されます。 Office 365(Web版の予定表)と同じく、承認 or 仮承認 or コピー のいずれかが選択できますよ。こちらも同じく、承認と仮承認を選択した場合は、上司太郎さん(予定の親元)にメールが届き、自分の予定表に反映されます。コピーの場合は、上司太郎さんにはメールは届きません。

 

 

4、 Office 365(Web版の予定表)でもOutlookでも予定をコピー後、親元の予定の修正は反映されるの?


気になるとことですよね。以下にまとめました。
——————————
個人の予定をコピーした場合:反映されない
会議招待を承認および仮承認した場合:反映される
会議招待をコピーした場合:反映されない
——————————
コピーだと、上司太郎さん(予定の親元)が変更した内容は、コピー先(私)には反映されないようです (;´・ω・)

 

 

5、まとめ


文章だと判りにくいところもあると思いますので、最後に結果を表でまとめます♪

 

 

今日のワザを覚えて、よりよい新生活を過ごしてくださいね。
では、また次回。コツコツがんばります♪

 

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