ワークフローを作成すると作られるタスクリスト


みなさん、こんにちは。このブログでは第4回目の投稿です。
そうえば、もうすぐゴールデンウイークですね♪ みなさんはどう過ごされますか?

では、本日の投稿に入りましょう。
本日は「ワークフローを作成すると作られるタスクリスト」についてお伝えします。

 

1 はじめに

SharePoint Online のサイトで(初めて)ワークフローを作成すると、タスクリストが作成されます。
ワークフローの仕組みとしてタスクリストに紐づけるような設定がなされているからなのですが、タスクリストが実は裏側で作成されているということは意外と気づかれていない方も多いかもしれません。

 

タスクリストの権限設定はどうなっているの?等、管理者の方なら気になってしまいますよね (;´・ω・)
ワークフローの仕組みについて詳しく知りたい方はこちらを参照してみてくださいね。

 

 

2タスクリストはサイトコレクション単位で作成されるの?サイト単位?

(初めて)ワークフロー作成時に特に何も設定をしないと、そのサイトにタスクリストが作成されます。2回目以降のワークフロー作成時では、サイト内のどのタスクリストを使うか選択することもできますよ。
同一のサイトコレクションで1つのタスクリストしか使わせたくないという場合でも、他サイトおよびトップレベルサイトのタスクリストを使うことはできません。

 

 

3タスクリストの権限はどうなっているの?

ワークフローを関連づけたリストに権限設定をいくらしても、タスクリストに引き継がれてはいませんので注意してくださいね。サイトの権限がそのまま継承されています。
では、権限をすべて削除したらいいのではと思いますが、タスクリストに権限付与されていないと、承認者がアイテムを承認できなくなりまので注意が必要です。承認者には投稿権限以上を付与するようにしてくださいね。

 

 

4改善策について

なんだか少しややこしくなってきましたね。改善策はどうしたらいいのでしょうか。
タスクリストの権限を設定しないでそのままにしておくと、一般ユーザーにタスク(ワークフローの状況)が見えてしまったり、自分以外の承認アイテムが見えてしまったりして少し不安です (;´・ω・)

例ではありますが、改善策としては以下が考えられますよね。
A:すべてのビューを編集し、担当者を自分だけにする
B:タスクリストをブラウザ上で非表示にする
C:閲覧権限を外し、承認者に投稿権限を付与する

Aについては以下の通りです。
① すべてのビューの編集し、担当者を自分だけのアイテムを表示します。(やり方は前回の記事を参照してくださいね。)
② ①だけだと個人用のビューが作成できてしまい意味がなくなってしまうので、個人用のビューを作成できなくなるようにアクセス許可レベルを設定し、新しい権限を作成します。

 

Bについては以下の通りです。
① SharePoint Designer 2013 を開き、タスクリストの設定で “ブラウザーに表示しない” にチェックを入れます。※ URLが判ればアクセスできてしまうので覚えておいてくださいね。

 

Cについは以下の通りです。
① 権限の継承を切り、一般ユーザーの権限を削除します。
② 承認者(承認者用のSPグループを作っておくと便利ですね。)に投稿権限以上を付与します。
③ Aの設定をお好みに応じてします。

 

 

ワークフローを関連づけたリストと同じ権限設定をタスクリストにも適用する用のワークフローを設定することも改善策としてありますね。
ただ、どのようなリスト&ワークフローを作成しているのかにもよりますので明確な改善策のお伝えは難しいかもしれませんが、何かのお役になれば幸いです (*’ω’*)

 

では、また次回。コツコツがんばります♪

コメントを残す

CAPTCHA