SharePoint Online ライブラリの新規作成ボタンに指定のフォルダを表示させてみよう!


みなさん、こんにちは。このブログでは第1回目の投稿です。
4月になり桜が咲いてきましたね(*’ω’*)!中目黒で桜を見てきましたが、花より団子派です。。

 

さて、本題に入りましょう。みなさん、ご無沙汰をしておりました。
本日は「SharePoint Online ライブラリの新規作成ボタンに指定のフォルダを表示させてみよう!」についてお伝えします


今回やりたいこと(ゴール)のイメージは以下の通りです。

通常のフォルダではフォルダ名を入力することはできますが、それ以外の入力や選択はできないですよね。

このライブラリのフォルダには、どうしてもジャンルを選択させたい!どうしても会議の日付を入力させたい!といった希望を叶えることができますよ。
また、フォルダは何個も追加することができますよ。

 

 


アジェンダは以下の通りです。
1. 何の機能を使って作れるの?
2.どうやって作るの?


 

 

 

1. 何の機能を使って作れるの?

画面(UI)からクリック1回では設定変更ができるわけではないので、少しだけ知恵&裏ワザが必要かもしれません!
でも覚えてしまえば簡単なので、みなさんもぜひチャレンジしてみてくださいね。
この設定を行うためには、「コンテンツタイプ」を使いますよ。(コンテンツタイプの解説についてはもう一度記事を書き直すとしましょう。)

 

 

 

2. どうやって作るの?

さぁ、ここからがいよいよ本番ですね。作り方の概要は以下の通りです。
Step1:サイト列を作る
Step2:サイトコンテンツタイプを作る
Step3:ライブラリにサイトコンテンツタイプを追加する
Step4:ライブラリのビューの設定を行う(おまけ)

 

Step1:サイト列を作る
フォルダに追加したい列(会議の日付や会議のジャンル等…)がある場合は、サイト列を作りましょう。
歯車から ”サイトの設定” をクリックし、”サイト列” をクリックします。

以下の画面が表示されますので、追加したい列を作成してくださいね。

 

 

Step2:サイトコンテンツタイプを作る
では次にサイトコンテンツタイプを作りましょう。ここはポイントになる部分ですよ♪
Step1と同様に歯車から ”サイトの設定” をクリックし、”サイトコンテンツ” をクリックします。

“作成”ボタンをクリックすると、以下の画面が出てきます。

名前はStep3で変えられるので、今は何でもいいですよ。親コンテンツタイプの選択元を “フォルダーコンテンツタイプ” 、親コンテンツを “フォルダー” にしてくださいね。
フォルダを何個も追加したい場合は、Step1とStep2の手順を繰り返し行ってくださいね。(Step1とStep2の手順で1セット(1フォルダ)というイメージです。)

 

 

Step3:ライブラリにサイトコンテンツタイプを追加する
フォルダを追加したいライブラリに戻り、 ”ライブラリの設定” を開きます。

“詳細設定” をクリックし、コンテンツタイプの許可を「はい」にします。(画面の下にあるOKボタンを押すのを忘れないでくださいね。)

 

次に、 ”既存のサイト コンテンツ タイプから追加” をクリックします。

Step2で作成したサイトコンテンツタイプを追加してください。

あとは、 “新規ボタンの順序と既定のコンテンツ タイプの変更” をクリックし、新規作成ボタンに表示される順番を整えます。既定のコンテンツタイプは “ドキュメント” のままにしておくのがベターだと思います。

 

 

あっ!こちらを忘れていましたね (;´・ω・)
>名前はStep3で変えられるので、今は何でもいいですよ。
もし名前を変更したい場合は、名前を変更したいコンテンツタイプをクリックして、 “名前と説明” から変更をしてくださいね。

 

 

 

 

Step4:ライブラリのビューの設定を行う(おまけ)
最後はおまけですが、 “ビューの設定” を行いましょう。ビューの設定を行わないと、フォルダに追加した列(Step1)の意味がなくなってしまいますよ。。


 

 

 

最後に、手順は簡単ですよね♪ 小ネタとして覚えておくと便利かと思います。
ドキュメントに属性を持たせればいいので、わざわざフォルダに属性を持たせるのは意味があるのかなとも思いましたが、社内の運用はそれぞれ違いますのできっと必要な方もいらっしゃるのではないでしょうか (*’ω’*)

 

ちなみに私が今回このテーマを取り上げてみようと思った理由は、会社のポータルサイトのドキュメントライブラリにカスタマイズしたフォルダボタンがあり、とても興奮してしまったからです笑!

 

 

次回では以下の点についても触れたいと思います。
*既定のフォルダボタンは消さないの??
*新規作成ボタンに指定のフォルダ(コンテンツタイプ)を追加したら、OneNoteやPowerPointのメニューがなくなった
*ツリービューには影響は出るの??
続きを書きました。http://office365blog.jp/2017/05/11/folder-2/

 

では、また次回。コツコツがんばります♪

●本日の教材
http://shanqiai.weblogs.jp/sharepoint_technical_note/2008/03/post-9

コメントを残す

CAPTCHA